Digitalisierung in der Hotelbranche: So bleiben Hotelbetreiber und Mitarbeiter up-to-date

Digitalisierung – dieser Begriff ist wahrlich in aller Munde. Doch was heißt das eigentlich für die Hotelbranche? Und betrifft das auch kleinere Hotels? Die Digitalisierung hat viele positive Aspekte, die sich Hotelbetreiber zunutze machen können. Sei es im Personalwesen, für das Marketing oder für die Buchhaltung. Dieser Beitrag stellt einige praktische Lösungen für den Arbeitsalltag im Hotel vor.

Die gesamte Planung im Griff: Die Digitalisierung reduziert Papierkram im Hotel effektiv.

Einer für alles: ERP-System in modularer Struktur

Lesen Inhaber oder Geschäftsführer von ERP-Systemen, vermuten sie oft, dass diese nur für große Unternehmen geeignet sind. Doch das stimmt nicht. ERP steht für Enterprise Ressource Planning, was nichts anderes als Firmen-Ressourcen-Planung heißt. Jede Firma nutzt Ressourcen, zum Beispiel Geldmittel oder Waren. Das gilt für große und für kleine Firmen. Ganz typische Arbeitsbereiche, die im Hotelfach häufig zum Tagesgeschäft gehören sind zum Beispiel diese:

• Einkauf von Waren und Lagerhaltung
• Verkauf (z. B. Belegung von Zimmern oder Verkauf von Zusatzleistungen)
• Kundenverwaltung
• Finanzbuchhaltung

Wenn nur einer der genannten Bereiche zutrifft und ein zweiter demnächst hinzukommt, ist es eine Überlegung wert, eine ERP-Software zu nutzen. Mithilfe der Software werden Geschäftsvorfälle digital abgebildet. Die erfassten Daten korrespondieren miteinander und lassen sich klar und ordentlich organisieren. Verantwortliche profitieren von übersichtlichen Auswertungen und haben die Zahlen im Griff.

Der besondere Clou bei einer ERP-Software ist, dass sie zusammen mit dem Unternehmen wächst – oder wieder schrumpft. Die Module lassen sich zuschalten und abschalten, der Umfang der Module ist skalierbar. Praktisch: Der Verwaltungsaufwand in ERP ist wesentlich geringer, als wenn einzelne Softwarelösungen unterschiedlicher Anbieter verwendet werden.

War es früher noch so, dass Firmen ihre Buchhaltungsunterlagen in einem Ordner ablegten und sie zur Verbuchung ins Steuerbüro brachten, so werden heute Rechnungen digital ins System hochgeladen. Danach werden sie weitgehend automatisiert bearbeitet. Im Modul Finanzbuchhaltung bedeutet das zum Beispiel:

1. Die automatische Texterkennung identifiziert einen Lieferanten und schlägt den passenden Buchungssatz vor.
2. Die Zahlungssoftware übernimmt die relevanten Daten aus der Rechnung und füllt den digitalen Überweisungsträger aus.
3. Das System bemerkt Zahlungsterminabweichungen und erinnert an die ausstehende Zahlung.
4. Umsatzrechnungen werden mit korrektem Steuerschlüssel erstellt und zur Buchung bereitgestellt.
5. Zahlungseingänge werden automatisch erkannt und mit dem dazu gehörenden Beleg verknüpft.
6. Überfällige Rechnungen werden gefiltert und dem Bearbeiter gemeldet.

Hotelreservierungen manuell zu erfassen, ist längst nicht mehr Usus. Virtuelle Assistenten übernehmen diese Arbeiten digital.

Virtuelle Assistentinnen: Zeitraubende Verwaltungsarbeit einfach abgeben

Eine virtuelle Assistentin ist die praktische Unterstützung für Büroarbeiten auf Abruf. Natürlich gibt es auch männliche Assistenten, doch der überwiegende Anteil der Mitarbeiter in diesem Bereich ist weiblich. Sie sind eine Alternative zu fest angestellten Mitarbeitern. Virtuelle Assistentinnen übernehmen den Telefondienst, kümmern sich um Websites, unterstützen bei der Umsetzung des Marketingplans, erfassen Daten und vieles andere mehr.

Ein unschätzbarer Vorteil virtueller Assistentinnen ist, dass Unternehmer nur die geleistete Arbeit bezahlen. Krankheit, Urlaub oder Arbeitsausfälle aus anderen Gründen spielen in Zusammenarbeit mit Assistenz-Agenturen keine Rolle.  Das ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen vorteilhaft, weil sie dadurch hohe Lohnnebenkosten sparen. Und so könnte eine virtuelle Assistentin im Hotelbetrieb unterstützen:

• Sie pflegt alle digitalen Belege in die ERP-Software ein und bereitet sie für die Buchhaltung vor.
• Sie erstellt Rechnungen.
• Sie überwacht die Online-Buchungsanfragen und reagiert zeitnah.
• Sie übernimmt Terminvereinbarungen und Reservierungen nebst Bestätigung.
• Sie bereitet Infomails und Newsletter vor.
• Sie verwaltet den Blog.

Diese und viele andere Aufgaben erledigt eine virtuelle Assistentin. Wer sich für die beschriebenen Dienstleistungen interessiert hat zwei Optionen:

• Anzeige in einem Jobportal aufgeben und eine einzelne virtuelle Assistentin als Dienstleisterin verpflichten. Vorteil: Sehr persönliche Zusammenarbeit. Nachteil: Fällt die Assistentin aus, ist Ersatz nicht ohne weiteres zu organisieren.
• Agentur für virtuelle Assistenz beauftragen. Vorteil: Firmen arbeiten hier mit einem Team zusammen. Wir jemand krank oder fällt aus anderen Gründen aus, sorgt die Agentur sofort für Ersatz. Nachteil: In manchen Agenturen ist die Mitarbeiter-Fluktuation hoch.

Mehr zum Thema virtuelle Assistenz liefert dieser Beitrag, geschrieben von einer echten virtuellen Assistentin.

Smarte Lösung für Einsteiger: Der Telefonservice

Wer erst einmal ausprobieren möchte, ob digitale Unterstützung für die eigenen Zwecke geeignet ist, kann zunächst einen digitalen Telefonservice einschalten. Die Serviceanbieter arbeiten so:

• Die Firma leitet die Anrufe auf eine externe Nummer um.
• Der Mitarbeiter des Telefonservices nimmt den Anruf im Namen der Firma entgegen und agiert im Sinne der Firma.
• Der Ansprechpartner in der Firma erhält per E-Mail Nachricht über den eingegangenen Anruf.

Auf diese Weise können auch Hotels mit kleinem Personalstamm rund um die Uhr erreichbar sein. Ist die Rezeption einmal nicht besetzt, gehen die Anrufe einfach zum Telefonservice weiter. So gehen keine Anrufe und damit in Zusammenhang stehende Buchungen verloren.

Taxi-App für schnellen Service

Eine ganz kleine, aber sehr effektive digitale Hilfe ist eine serviceorientierte Taxi-App. Es gibt sie noch nicht in allen Städten, doch sie ist stark im Kommen.  Immer mehr Taxiunternehmen entscheiden sich für eine solche App, weil sie ihre Kunden damit noch schneller bedienen können. Üblicherweise funktionieren Taxi-Apps wie folgt:

Der Nutzer bestellt ein Taxi zu einer Adresse und gibt bei der Bestellung das Ziel an. Bereits vor Fahrantritt ist der ungefähre Fahrpreis bekannt. Der Standort des bestellten Taxis wird in der App dargestellt. So wissen Kunden genau, wo sich das Taxi gerade befindet und wann es eintrifft. Dieser Service ist für Hotelgäste sehr komfortabel, insbesondere, wenn sie in einer fremden Stadt sind.

Eine gute Taxi-App für Hotels bietet einen Schnell-Bestell-Button, der in der Hektik des Tagesgeschäfts rasch und unkompliziert das nächste freie Taxi zum Hotel beordert. Das ist besonders praktisch für Barkeeper, Rezeptionisten, Kellner und andere Servicemitarbeiter, die direkten Kundenkontakt haben und unter hohem Stress kundenorientiert arbeiten.

Fazit: Die Digitalisierung schenkt Unternehmen in der Hotelbranche mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben, nimmt ihnen viel Verwaltungsarbeit ab und verbessert die Serviceorientierung

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