Personalakte- Was steht drin, was gehört nicht rein?

In einer Personalakte werden alle vom Arbeitgeber als wichtig angesehenen Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis von Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufzeichnen, hinterlegt. Aufgrund der zunehmenden elektronischen Datenverarbeitung liegen dieser immer häufiger digitalisiert vor. Eine genaue gesetzliche Vorschrift zum Inhalt und dem exakten Aufbau dieser Akte gibt es jedoch nicht. Daher stellt sich für viele Arbeitnehmer die Frage, welche Daten nun in der Akte enthalten sein dürfen und welche nicht.

Wer darf in die Personalakte einsehen und hat man als Arbeitnehmer selbst überhaupt dieses Recht?
Zuerst einmal ist es jedem Arbeitgeber selbst überlassen, ob er überhaupt eine Personalakte führen möchte oder nicht. Auch über den Inhalt kann dieser vollkommen selbstständig entscheiden, sofern es sich um Inhalte bezüglich der Arbeit handelt.

Dennoch muss er sich an folgende arbeitsrechtliche Vorschriften halten:

  • Der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit in die Personalakte einzusehen.
  • Die Inhalte der Personalakte müssen vertraulich behandelt werden.
  • Außer dem Arbeitnehmer haben nur noch der Geschäftsführer, der Firmeninhaber und ein direkter Vorgesetzter das Recht in die Akte einzusehen
  • Unrichtige oder unzulässige Einträge müssen auf Bitten des Arbeitnehmers entfernt werden.

Die Unterlagen, die in der Personalakte enthalten sein sollten, sind, wie bereits erwähnt, nicht fest definiert. Folgende Inhalte sind jedoch häufig aufzufinden:

1.) Persönliche Daten des Mitarbeiters (Deckblatt)

  • Name und Anschrift
  • Familienstand
  • Lohnsteuerklasse
  • Bankverbindung

2.) Personalbezogene Arbeitspapiere und Kopien

  • Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters
  • Lebenslauf und Passbild
  • Bisherige Zeugnisse (auch Arbeitszeugniskopien wenn vorhanden)
  • Aufenthaltsgenehmigung/ Arbeitserlaubnis (wenn vorhanden)
  • Arbeitsvertrag und spätere Änderungen
  • Nachweise zur Krankenkassenbeitragszahlung
  • Unterlagen zur Lohnsteuer
  • Sozialversicherungsausweis
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Nachweis von vermögenswirksamen Leistungen
  • Kopien der Fahrerlaubnis
  • Kopie der Heiratsurkunde
  • Kopie der Scheidungspapiere
  • Kopie der Wehrdienst- bzw. Zivildienstbescheinigung
  • Antrag auf Kindergeld

3.) Werdegang des Arbeitnehmers (persönliche Entwicklung)

  • Personalbogen
  • Fehlzeiten- und Urlaubsübersicht
  • Ermahnungen und Abmahnungen
  • Mitarbeitergespräche
  • Fortbildungsnachweise
  • Einschätzungen des Arbeitgebers –> Bewertungen, Beurteilungen
  • Beförderungen
  • Lohn- und Gehaltsänderungen

Beim Werdegang des Arbeitnehmers wird chronologisch vorgegangen.

Von großer Bedeutung sind für den Arbeitnehmer vor allem die inhaltlichen Punkte :„Ermahnungen und Abmahnungen“ sowie „Einschätzungen des Arbeitgebers“, da dies besonders heikle Themen sind. Jede negative Kritik in der Personalakte hat Auswirkungen auf die persönlichen Erfolge im Beruf und ist deshalb natürlich nicht besonders wünschenswert.

Daher ist es sehr hilfreich, zu wissen, welche Einträge in die Personalakte nicht erlaubt sind , damit man vor einem persönlichen Angriff geschützt ist:

Der Arbeitgeber darf nicht:

  • inoffizielle Planungsunterlagen oder Zeugnisentwürfe der Akte beilegen
  • subjektive, den Arbeitnehmer angreifende Äußerungen bei der Arbeitnehmereinschätzung tätigen
  • Abmahnungen beilegen, die nicht sicher rechtens sind
  • politische oder religiöse Interessen des Mitarbeiters kritisieren
  • unbewiesene Anschuldigungen (wie z.B. bei einem Diebstahl) der Akte beifügen

Abschließend ist nun noch zu sagen, dass durch eine regelmäßige Einsicht des Arbeitnehmers in die Personalakte fälschliche Eintragungen gut vorzubeugen sind und dass der Arbeitnehmer mit Schadensersatzansprüchen rechnen kann, wenn ihm nach seiner Kündigung, Arbeitspapiere, wie z.B. die Lohnsteuerkarte, nicht rechtzeitig vom Arbeitgeber zurückgegeben werden.