Post aus dem Web – Vom E-Mail- Stress zur Sucht

Täglich muss ein Büroangestellter fast 50 min für das Abhandeln aller E-Mails aufbringen. Doch meist wird die elektronische Post nicht auf einmal in einer Tour abgehandelt, sondern treffen mit einem lauten Signalton ein und werden sofort abgerufen, denn es könnte ja etwas Wichtiges sein. Dies führt nicht nur zu Stress und strapazierte Nerven, sondern kann noch fatalere Folgen mit sich bringen.

Nur ca. 38 Prozent können mit der elektronischen Post entspannt umgehen, da sie sich nicht unter Zeitdruck setzen und einen konsequenten Plan im Umgang mit E-Mails verfolgen. Der Rest ist es mehr ein Fluch als ein Segen, überall erreichbar zu sein. Oft gilt auch das Motto ” ich maile, also bin ich” und führt zu einer Sucht nach permanentem E-Mail-Verkehr.

Auswirkungen sind größer als gedacht

Viele sind sich den Auswirkungen von digitalen Dauerbotschaften gar nicht bewusst. Die Produktivität der Leute, die parallel zu ihrer Arbeit ihre E-Mails abfragen, sinkt um ca ein Drittel. Versuche, in denen die Konzentration von Versuchspersonen getestet wurden, waren eindeutig: Testpersonen, die eingehend E-Mails bearbeiten mussten, zeigten eine deutlich schlechtere Konzentration als Versuchspersonen, die durchgehend Marihuana geraucht haben. Studien zufolge dauert es vier bis acht Minuten, bis sich ein Angestellter nach dem Abfragen einer E-Mail wieder voll auf seine Arbeit konzentrieren kann, was ein täglichen Zeitverlust von ca 2 Stunden Produktivität bedeutet. Weiter Phänomene neben Produktivitäts- und Konzentrationsverlust sind Müdigkeit, Frustration und Gereiztheit.

Vom E-Mail- Stress zur Sucht

Die meisten Leute merken nicht, wie oft sie ihre Arbeit unterbrechen, um ihren Posteingang zu überprüfen. Viele Angestellte kontrollieren schon teilweise unbewusst eingehende E-Mails 30 bis 40 mal pro Stunde, was den IQ durch die ständigen Ablenkungen um bis zu zehn Punkte sinken lässt. Besonders betroffen sind Leute mit kreativen Berufen wie Künstler und Architekten. Angestellte in Callcenter z.B. haben kaum Probleme, da es ihr Hauptarbeit ist.

Das Thema ” E-Mail-Sucht” verbreitet sich immer weiter, da die elektronische Post heutzutage ein gängiger und nicht mehr wegzudenkender Kommunikationsweg darstellt. Inzwischen haben sich schon viele Selbsthilfegruppen gebildet und zählen immer mehr Mitglieder.

E-Mail-Umgang leicht gemacht!

Das Abarbeiten von permanent eingehenden E-Mails muss nicht immer gleich ein Stressfaktor sein. Verfolgen sie einen Plan, der Ihnen die Hektik erspart und das Abhandeln von elektronischer Post vereinfacht:

1. Sie bestimmen ihren Arbeitsablauf!

Unterbrechen Sie Ihre Tätigkeit nicht durch ständig eintreffende E-Mails und schalten sie den Signalton für eintreffende Nachrichten aus. Nehmen Sie sich zwei oder drei feste Uhrzeiten vor, in denen Sie ihren Posteingang abrufen. Wenn Ihnen jemand etwas Wichtiges mitteilen möchte, sollte dies per Telefon geschehen.

2. Strukturieren Sie ihre E-Mails!

Wenn Sie Ihren Posteingang abrufen, sollten Ihnen nicht lauter Spam- Mails entgegen fliegen. Installieren Sie einen Spamfilter bzw. informieren Sie ihren E-Mail-Anbieter, welche Art von E-Mails direkt heraus gefiltert werden sollen und welche bei Ihnen in den Briefkasten landen dürfen. Anschließend archivieren Sie ihre Post, verschieben E-Mails in Aufgabenlisten und definieren ein Erledigungsdatum.

3. Beantworten Sie ihre elektronischer Post kurz und prägnant!

Sie müssen nicht jede E-Mail aus Höflichkeit direkt beantworten. Oft reicht auch eine einfache Empfangsbestätigung mit einer Ankündigung eines weiteres, detaillierteren Briefes, um Ihre Zeiteinteilung besser in den Griff zu bekommen. Ihr Ziel sollte es jedoch sein, innerhalb von 24 Stunden auf eine E-Mail zu reagieren, so wahr eine angemessene Antwort dies zulässt.

4. Löschen Sie irrelevante E-Mails!

Falls doch uninteressante Post durch den Spam-Filter gelangt sein sollte, löschen Sie diese sofort, um den Überblick zu behalten. Abgehandelte E-Mails sollten ebenfalls gelöscht, archiviert oder verschoben werden, um keinen unnötigen Speicherplatz zu belegen.

Zwei kleine Regeln beim Verfassen von E-Mails:

1. Da im Posteingang erst einmal nur der Absender und der Betreff zu sehen sind, sollte dies – wie der restliche Brief auch – kurz, aussagekräftig, eindeutig und prägnant sein.

2. Bedenken Sie immer, das eine E-Mail ein ganz normaler Brief mit Anrede- und Grußformeln in digital ist. Vermeiden Sie Ironie und missverständliche Inhalte.

Wenn ein hoher Zeitdruck herrscht und schnelle kurze Absprachen nötig sind, empfiehlt sich auf jeden Fall der Griff zum Telefon, um Konflikte und Zeit im Vorwege zu minimieren.