Allgemeine E-Mail-Regeln – dies gilt es zu beachten
Am Arbeitsplatz

Die E-Mail hat als schriftlich verfasstes Kommunikationsmittel schon lange die Bedeutung eines Briefes übertroffen und wird sowohl für den Austausch von privaten als auch geschäftlichen Interessen täglich genutzt.

Die Art und Weise, in der eine E-Mail geschrieben ist, spiegelt die Persönlichkeit des Absenders wider. Daher sollte man, genau wie bei einem Briefwechsel, gewisse Regeln einhalten, um das mit der E-Mail verfolgte Ziel auch zu erreichen. Die wichtigsten Regeln für den täglichen E-mailgebrauch sind folgende:

1. Regeln bezüglich des E-Mail aufbaus:

  • Eine Betreffzeile sollte in knappen Worten das Anliegen des Absenders zusammenfassen. Sie dient im Allgemeinen dazu, dass der Empfänger einen Überblick über den Inhalt der E-Mail erhält und diese auch nach einigen Tagen noch in seinem Postfach wiederfindet. E-Mails ohne Betreff werden in den meisten Firmen sofort in den Spamordner verschoben.
  • Die Anrede sollte formell und höflich sein, sofern der Gegenüber nicht bekannt ist oder es sich um eine geschäftliche E-Mail handelt. Sinnvoll ist es den vollen Namen des Ansprechpartners anzugeben oder bei Unkenntnis des Namens die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu benutzen. Der Verzicht auf eine Anrede wirkt unpersönlich und abwertend.
  • Das Zitieren ist ein besonderer Vorteil der E-Mail, wodurch dem Empfänger deutlich gemacht werden kann, auf was sich der Absender in seiner Antwort bezieht. Es sollten jedoch nur kurze, die Antwort betreffende Passagen zitiert werden. Die gesamte zuvor erhaltene E-Mail vor oder nach die eigene Antwort zu stellen, ist aufgrund der Unübersichtlichkeit nur bei sehr kurzen Antwort- sowie Empfangstexten sinnvoll.
  • Eine Signatur gehört an das Fußende einer E-Mail und beinhaltet Informationen über den Absender wie z.B. seinen Namen, seine E-Mailadresse, die Telefonnummer oder seine Internetadresse. Sie sollte 4 Zeilen à 80 Zeichen nicht überschreiten
  • Es ist generell sinnvoll, vor allem bei einem ersten E-mailaustausch, auf Dateianhänge zu verzichten, da diese eine Virusgefahr mit sich bringen und häufig sowieso nicht zu öffnen sind.

2. Regeln bezüglich des E-Mail schreibens:

  • Es sollte sich möglichst kurz gefasst werden, da der Empfänger meist wenig Zeit hat die E-Mail zu lesen. Kurze, verständliche E-Mails werden am liebsten gesehen.
  • Auf Smileys und Emotionen sollte in geschäftlichen E-Mails generell verzichtet werden. Im privaten Bereich, sind sie, an den richtigen Stellen eingesetzt, sehr sinnvoll.
  • E-Mails weiterleiten sollte man nur, wenn man sich sicher ist, dass dies im Einverständnis des vorherigen Absenders geschieht.
  • Die so genannte Imitation ist sinnvoll, wenn man unsicher ist, in welcher Art und Weise man einer Person antworten sollte. So folgt man in dem Fall dem Vorbild der zuvor erhaltenen E-Mail bezüglich der Anrede, dem Schreibstil etc..
  • Die Rechtschreibung und Grammatik sowie die übliche Groß- und Kleinschreibung sollte generell eingehalten werden. Anderes zeugt von Bequemlichkeit. Bei sehr wichtigen E-Mails, ist es sinnvoll, jemand anderen Korrektur lesen zu lassen.
  • Auch auf die Lesbarkeit von E-Mails ist zu achten: Sinnvoll ist es, gut leserliche Schriftarten sowie Schriftgrößen zu benutzen und den Hintergrund schlicht zu halten. Grußformeln sollten ausgeschrieben werden, da sie nicht unbedingt jedem Leser bekannt sind.

Allgemeine Regeln zum E-Mailumgang

  • Man sollte niemals Kettenbriefe per E-Mail verschicken und weiterleiten, da dies im Internet verboten ist.
  • Die Antwortzeit spielt bei E-Mail eine große Rolle. Anders als bei einem Brief, ist es z.B. vor allem im geschäftlichen Bereich wichtig, dass eine Antwort in weniger als 24 Stunden erfolgt. Es ist daher sinnvoll, den Posteingang mehrmals täglich zu überprüfen.
  • Es ist auf die Antwortadressen zu achten, da es z.B. sein kann, dass der Absender extra darauf hingewiesen hat, ihm auf eine andere Adresse zu antworten.
  • Misstrauen sollte bei E-Mails vorherrschen, da es sein kann, dass sich jemand nur als eine einem bekannte Person ausgibt, um z.B. an persönliche Daten zu gelangen. E-mailanhänge von unbekannten Absendern sollten generell nie geöffnet werden.

Abschließend ist noch darauf hinzuweisen, dass man nie sicher sein kann, dass E-Mails, egal ob verschlüsselt oder unverschlüsselt, anonym und von unerwünschten Lesern unberührt bleiben. Daher sollte man keine E-Mails versenden, die Geheimnisse und Geständnisse beinhalten. Ebenso dürfen niemals unverschlüsselt Passwörter oder Kreditkartennummern per E-mail versandt werden.