Berufsportrait für den Bereich Empfang / Rezeption / Front Office
Berufsportraits

Der klassische Einstieg in dem Bereich Empfang erfolgt über den Receptionist. Er ist der direkte Ansprechpartner für die Gäste, begleitet diese auf ihr Zimmer und erklärt gegebenenfalls die Funktionsmechanismen von Licht, Fernseher usw.

Der Receptionist besitzt umfangreiche Kenntnisse zu den Leistungen des Hotels und nimmt auch mal Portier-Aufgaben wahr. Das Verbuchen der Leistungen auf Konten der Gäste gehört genauso zu seinem Aufgabenfeld wie der Check-in und out.

Der Beruf des Concierge ( Portier) ist meist nur in den Häusern der Luxus-Kategorie vertreten. Der Concierge ist Mitglied des Empfangsteams und unterstützt diese in deren Aufgaben. Er fokussiert sich auf die Betreuung der Gäste durch sein weitreichendes Wissen über den lokalen Markt der Kultur, sprich z.B. Kenntnisse über anstehende Theater, Konzerte, Ausstellungen usw., deren Inhalte und wo ( noch )Eintrittskarten erhältlich sind. Er wird in größeren Luxus-Hotels von Badagisten unterstützt, die den Gästen ihr Gepäck auf ihr Zimmer tragen.

Der Night Manager übernimmt die Spätschicht ( ca. ab 23 Uhr ) und ist für das Front Office im gesamten Hotel zuständig. Er ist für die komplette Empfangsleitung, für die Durchführung des Tagesabschlusses und für Kontrollgänge ( wenn er den Dienst alleine ausführt ) verantwortlich. Je nach der Größe des Hotels unterstützt ihn der Night Audit, der Night Portier usw.

Die Führung einer Schicht am Empfang übernimmt der Shiftleader. Er hat ähnliche Aufgaben wie die des Receptionisten und sorgt für die Erfüllung der Gästewünsche, begleitet diese in ihre Zimmer und erklärt gegebenenfalls die Funktionsmechanismen. Er betreut den Check-in und out und ist für die Kasse zuständig. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Houskeeping ist notwendig, um Informationen wie den Zeitpunkt der Zimmeranreise- und abreise der Gäste auszutauschen.

Über den oben genannten Berufen steht der Front Office Manager ( FOM ). Er ist im Bereich Empfang und Telefonzentrale für den reibungslosen Arbeitsablauf und der Erhaltung der Standards zuständig. So ist er für die Organisation und Umsetzung der Abteilungstrainings verantwortlich, trifft zusammen mit dem Direktor oder Rooms Divison Manager personelle Entscheidungen und koordiniert die Dienst- und Urlaubspläne.

Reservierungsabteilung
Die Reservierungsabteilung arbeitet eng mit dem Front Office zusammen und ist dem Front Office Manager untergestellt. Ein Einstiegsberuf in der Reservierungsabteilung kann der Gruppenkoordinator sein. Er ist für Gruppenreservierungen zuständig, bearbeitet diese und pflegt die Namenslisten. Der Reservation Manager pflegt und aktualisiert Reservierungssysteme und strebt die optimale Auslastung der Zimmerkapazitäten zu bestmöglichen Raten an. Er nimmt die Reservierungen meist per Telefon, Fax oder E-Mail entgegen, um die Bearbeitung der Reservierung dienstgemäß zu veranlassen. Zusätzlich beobachtet der den Markt, um Zimmerpreise festlegen zu können.

Die Analyse, das Pflegen und das Aktualisieren von Daten der Reservierungen übernimmt der Revenue Manager. Mithilfe des Yield Systems ( Yield = Rendite ) wirkt er zusammen mit anderen Abteilungen bei der Preisgestaltung und der Erstellung des Logis-Budgets mit. Außerdem hat der Revenue Manager immer ein Blick für neue Vertriebskanäle.

Der Room Divison Manager ( RDM ) übersteht den Bereichen Telefonzentrale, Guest Relation, Bussinnes Center, Portiers, Nachtdienst, Houskeeping, Wäscherei und Reservierung und Technik. Er erstellt ( Abteilungs- )Budgets, organisiert Abteilungstrainings, koordiniert Dienst- und Urlaubsplanung und wirkt bei der Einstellung neuer Mitarbeiter mit. Den Beruf RDM gibt es hauptsächlich in großen Hotelunternehmen.